miércoles, 25 de noviembre de 2009

¿Cómo optimizar el uso del tiempo? ¿Tarea imposible?


Cada vez se nos exige más: trabajo, estudio, posgrados, hacer deporte estudiar idiomas…y encima tenemos que vivir: estar con amigos, pareja y tener tiempo de ocio. Las horas del día nunca alcanzan. Acá te damos algunas ideas para manejarse mejor. No conectarse a MSN, no bajar mail a cada instante, aprender a delegar y reducir (¡Sí, reducir!) tu jornada laboral ayudan a optimizar el tiempo.

¡¡No alcanza!! Nunca, nunca, nunca alcanza. Siempre nos corre, nos persigue, y en general nos gana la carrera.

365 días, 8760 horas, 525,600 minutos y 31.536.000 segundos. Suena mucho, pero ¿por qué me siento como Jack Nicholson en “Atrapado sin salida”? Los días resultan insuficientes y nunca llego a tachar la mitad de las tareas que me grita desde la agenda.¿Soy desperdiciadora de tiempo por naturaleza? ¿Estamos los seres humanos condenados a ser presos del maldito y escurridizo tiempo?

Estoy sitiada, rodeada. La PC, el escritorio lleno de papeles, trabajo por entregar, libros por leer, un par de CDs revueltos que hace meses me grabé para escuchar y una taza vacía con restos de café. Me siento, prendo la máquina, me conecto… ¿me conecto? Pero…¡si para usar Word no hace falta estar online! Abro el MSN, otra costumbre demasiado poderosa.

Consejos prácticos
- Llevar una agenda te puede ayudar y mucho: ser esclavos de la agenda en un buen sentido:“ lo que no está en ella, no existe”.
- Llevar un registro de nuestro uso del tiempo, analizar periódicamente como estamos usando su tiempo.
- Eliminar todas aquellas tareas que no agregan valor, todos participamos de actividades que sentimos innecesarias. Pero si no nos detenemos a observarlas detenidamente muchas veces no nos percatamos de esto.
- Delegar aquello que otros puedan hacer, saber decidir que es lo que “sí” tiene que hacer, es clave para gestionar el tiempo.
- Existen actividades que permiten integrar actividades y duplicar el tiempo. Por ejemplo, hacer deportes o gimnasia con tu novia, hermano o algún amigo.
- Hay tiempos que son necesarios aunque no nos gusten: escuchar a tu jefe hablando del cumpleaños de 15 de la nena, o a tu suegra hablándote de la vecina de al lado. Tiempos que aunque nos parezcan perdidos, son inevitables e ineludibles.

Muchas veces siento que mi vida es un caos por no saber organizarme. Las exigencias se multiplican a medida que crecemos. Ser buenos hijos, buenos estudiantes, buenos novios/as, buenos deportistas, buenos en el trabajo… Algunas son exigencias externas, otras nacen de nuestras propias elecciones. Pero se vuelve complicado cumplir con todas y compatibilizar los diferentes planos de nuestra vida, logrando que todo cuadre en la grilla de horarios.

Peter Drucker es un estudioso del tema, conocido como el padre del "management" y uno de los grandes gurúes del ámbito empresarial. Sus escritos lo ratifican: los problemas de agenda no son sólo una percepción nuestra. “La provisión de tiempo no es, de ningún modo, elástica. Por grande que sea la demanda, la oferta no aumentará. No tiene precio, ni existe una curva marginal de utilidades a su respecto. Por lo demás, el tiempo es totalmente perecedero y no puede ser almacenado. El que acaba de transcurrir se ha ido para siempre y no ha de volver jamás. El tiempo es, por consiguiente, en toda ocasión escaso”.
Ladrones de tiempo

Es un bien escaso, irremplazable, irrecuperable. Pero la mayoría lo malgasta inconscientemente. Se escurre como arena en nuestras manos y en una gran cantidad de actividades que muchas veces ni siquiera elegimos llevar adelante; por ejemplo, una charla por MSN en el medio de la jornada laboral.

Napoleón dijo alguna vez: “Hay ladrones a los que no se castiga, pero que roban lo más preciado: el tiempo”. El primer paso debería ser entonces preguntarnos cuáles son los malos hábitos que se roban nuestro tiempo. Drucker cita entre las grandes causas:

a) la mala organización,
b) la información deficiente
c) no saber delegar
Internet… ¿El malvado que vino y se lo llevó?

Si bien generó impresionantes oportunidades desde su aparición en nuestras vidas, también nos roba una enorme cantidad de tiempo. En el Artículo “Cinco formas probadas y efectivas de trabajar menos y hacer más en línea” [1], se dan algunas pautas para ser más eficientes en Internet. ¿Lo más interesante? No solo sirven para aplicarlas a nuestras horas de navegación, sino también a nuestras distintas actividades. Aquí van: 1- Restringe tus horas de trabajo para aumentar tu eficiencia. La autora recomienda restringirlas a entre cuatro y ocho por día. Si, ya sé lo que estás pensando “Pero si difícilmente puedo hacer todo en doce horas, cómo voy a terminar en ocho o menos?!!”

El gurú de la productividad, Steve Pavlina dice: “Una vez que tu cerebro comprende que el tiempo para trabajar es escaso, inmediatamente te volvés más eficiente, porque tenés que serlo. Cuando tenés horarios de trabajo restringidos generalmente encontrás un modo de hacer el trabajo. Pero cuando tenés todo el tiempo del mundo, es demasiado fácil ser ineficiente”..

El número de horas puede variar dependiendo de tus obligaciones, pero el punto es estar consciente de que tenés un tiempo limitado para hacerlas.

2- Creá un mapa de tu día. ¿Cuántos de nosotros nos conectamos para hacer algo, y antes de darnos cuenta pasaron horas y horas y no hicimos lo que teníamos planeado? ¡Nos pasa a todos! Mantenerse fiel a lo que íbamos a hacer es una pelea constante, porque hay demasiados estímulos para perseguir. A diferencia de leer un libro o ver una peli, Internet es una actividad que no tiene fin. Es como tratar de hacer un paseito rápido por la selva Amazónica. ¡Si te metés sin un mapa, no vas a poder salir!

Para resistir la tentación de navegar sin sentido, necesitás hacer un trabajo previo. Antes de prender la PC escribite una lista detallada de lo que necesitás cumplir en tu día en orden de prioridades. Si te sobra tiempo, podés navegar sin rumbo, pero ese “mapa” te va a ayudar muchísimo a no salirte de tu prioridad.

3- Ponete horarios fijos para chequear tu mail. Chequear el mail constantemente es el Triangulo de Bermudas de la productividad y uno de los principales ladrones de tiempo para la mayoría de los internautas. Conviene chequearlo sólo un número fijo de veces al día (mientras menos mejor). Así como no te quedarías parado en la puerta de tu casa todo el día esperando que llegue una carta, ¡no tiene sentido pegarte a tu casilla las 24 horas!

4- ¡Relajate! Cuándo no se está estresado, presionado y pensando en que no se llega, el tiempo rinde más.

Podar de una vez por todo aquello que hace perder el tiempo no es fácil pero tampoco es imposible. Es importante hacer un diagnostico de los problemas. Registros del uso real del tiempo ya se hacían para medir la productividad de los operarios de las fábricas desde principio de siglo. El nuestro puede comenzar haciéndonos tres preguntas concisas:

1- ¿Cuánto tiempo uso en actividades desechables? ¿Cuáles son y cómo voy a hacer para deshacerme de ellas?

2. ¿Qué tareas puedo delegar? Muchas de las cosas que hacemos pueden hacerlas otros igual o mejor que nosotros.

3. ¿Qué tiempo le hago yo perder a otros en actividades improductivas? Preguntarle a los demás respecto de las pérdidas de tiempo que le estás generando, puede hacerte ganar tiempo a vos también.

Cada persona es un mundo. Por eso sería ridículo e inútil hacer un listado universal de “diez pasos simples” para administrar tu tiempo. Lo importante es encontrar un equilibrio para vivir del mejor modo posible.

Ser productivos, ser fructíferos. Los grandes hombres y mujeres de la historia fueron sin dudas buenos administradores de sus horas. Organizarnos mejor nos hará ser más eficientes, con la gran satisfacción que implica cumplir aquello que nos proponemos.

Pero ¡atención!: no somos robots. No podemos planear y calcular cada segundo. Y si pudiéramos, tampoco tendría sentido. ¡Take it easy man! En los tiempos que corren, con el individualismo imperante y la avidez de ganar y ganar que nos enseña el dios “Mercado” podemos caer en una trampa peligrosa: la vida se vuelve muchas veces una carrera sin sentido y todos somos ciegos maratonistas. Pensemos bien a qué y a quién le estamos dando nuestro tiempo, pero sin volvernos esclavos de él. Porque cuándo te regalan un reloj... “No te regalan un reloj, tú eres el regalado, a ti te ofrecen para el cumpleaños del reloj” [2].

“Escoger el propio tiempo es ganar tiempo”, dijo Francis Bacon, estadista y filósofo británico del siglo XV. De eso se trata: saber elegir, con todos los condicionamientos y limitaciones. Cada minuto dedicado a una tarea que elegimos llevar adelante se hace mucho más valioso. Ver televisión, leer un buen libro, charlar durante horas con un amigo o dormir una siesta gigante nada tienen de malo si prevemos y elegimos dedicarle tiempo a eso.


[1] “5 Ways to Work Less and Get More Done Online”. Sharon Sarmiento.

[2] Preámbulo a las instrucciones para dar cuerda a un reloj. Julio Cortazar http://www.patriagrande.net/argentina/julio.cortazar/historias.de.cronopios.y.de.famas/preambulo.a.las.instrucciones.para.dar.cuerda.al.reloj.htm

FUENTE

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